O inventário

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Quais sistemas a empresa paga hoje?

Comece pela conta, não pela memória: o financeiro tem a lista mais confiável.

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Desses, quais são realmente usados no dia a dia?

Quase sempre sobra assinatura de coisa que ninguém usa, e falta na lista alguma coisa que todo mundo usa e ninguém paga.

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Tem alguma coisa importante que roda em planilha, e não em sistema?

A resposta é sempre sim. Essas planilhas costumam ser o coração operacional da empresa.

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Onde essas planilhas moram? Na nuvem, na máquina de alguém?

Se a resposta for "na máquina de alguém", você achou um risco e uma dependência ao mesmo tempo.

O acesso

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Quem consegue ver o quê? Como isso é controlado?

O estado real das permissões. Numa empresa pequena, normalmente é "todo mundo vê tudo" ou "só o dono tem a senha" — os dois extremos dão trabalho.

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Esses sistemas têm um jeito de outro programa conversar com eles?

Existência de API. Se ninguém souber responder, anote para verificar com o fornecedor — não deixe passar.

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Já teve alguma vez que alguém precisou de acesso e não conseguiu? O que aconteceu?

Encontra o processo real de concessão de acesso, e quanto ele demora.

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Se a gente precisasse dar acesso de leitura a um sistema novo, quem decide isso?

O caminho de aprovação. Descubra agora quantas pessoas precisam dizer sim.

A qualidade do dado

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Qual informação aqui você confia? E qual você sempre confere antes de usar?

Separa dado confiável de dado que precisa de verificação. Vale mais que qualquer relatório de qualidade de dados.

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A mesma informação aparece em mais de um lugar? Quando divergem, qual vale?

Fonte da verdade. Se não houver resposta clara, isso vira decisão de projeto na fase de ontologia.

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Tem campo que as pessoas preenchem de qualquer jeito porque é obrigatório?

Dado sujo previsível. Melhor saber agora do que descobrir quando o agente tomar uma decisão em cima dele.

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Quanto tempo de histórico existe?

Define se dá para montar avaliação com dado do passado ou se vai ser preciso coletar novo.

O que não pode

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Tem informação aqui que não pode sair da empresa?

Restrição de dado. Entra direto nas regras de permissão do agente.

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Tem alguma coisa que, se vazasse, seria um problema sério?

O pior caso. Define onde a permissão mínima precisa ser mais rígida.

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Existe registro de quem fez o quê nos sistemas?

Trilha de auditoria existente. Se não existe, é uma das coisas que o projeto vai ter que construir.

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